INFORMATIVA SULLA PRIVACY

Informativa Privacy Ex art. 13 del Regolamento UE n. 679/2016 GDPR e dell’art. 13¹ D. Lgs. n. 196/2003 Codice in materia di protezione dei dati personali (Legge Privacy)
testo a cura del Consiglio Nazionale del Notariato

Il notaio è un pubblico ufficiale che ha istituzionalmente un ruolo di garanzia ed imparzialità; ha il compito di dare pubblica fede agli atti tra privati ed alle informazioni in essi contenute, in modo che chiunque vi possa fare affidamento. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti ed una qualificata assistenza giuridica, diretta a far sì che gli atti stipulati realizzino per quanto consentito il risultato voluto dalle Parti.

La raccolta dei dati

Per svolgere la sua funzione, il notaio deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.

A seconda della natura dell'incarico, il notaio consulterà quindi (o farà consultare) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l'Anagrafe ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico. I registri consultati possono in qualche caso trovarsi all'estero, ad esempio qualora il notaio sia richiesto di ricevere un atto ove intervenga una società straniera.

Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto ed ai conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi, saranno conservate presso lo studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore (ad esempio: legge notarile per gli atti originali, codice civile per gli adempimenti pubblicitari, normativa fiscale e tributaria per i dati di fatturazione e contabilità, normativa antiriciclaggio per le informazioni relative all’adeguata verifica); senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di studio.

La comunicazione dei dati

Il notaio è a sua volta tenuto a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate all'atto.

Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso lo studio; i notai italiani hanno realizzato un'apposita rete telematica riservata e protetta, a copertura nazionale, ed un sistema esclusivo di firma digitale, governato da una propria Autorità di Certificazione, onde garantire ai cittadini la massima sicurezza anche in tale ambito.
I dati personali saranno ad esempio comunicati dati:

- all'Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;

- all'Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della trascrizione del contratto e della sua volturazione;

- all’Ufficio dello stato civile, per le formalità di competenza (ad esempio l’annotazione a margine dell’atto di matrimonio della convenzione di separazione dei beni);

- al Registro delle Imprese, per le costituzioni di società di persone e di capitali, le modifiche di statuti e patti, le cessioni di quote sociali ed analoghe operazioni.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

Il notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento ha/non ha l'intenzione di trasferire i suoi dati personali a un paese terzo².

I dati personali dei clienti dello studio notarile verranno inoltre raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007, norme di attuazione, integrazioni e modifiche) e le successive elaborazioni da parte dei Soggetti pubblici competenti.

Categorie particolari di dati personali

Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire, al notaio per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” o dati dati personali relativi a condanne penali e reati richiesti per legge. Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa, o ai sensi dell’art.9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento UE n. 2016/679, senza tali informazioni il notaio non potrà svolgere l'incarico affidatogli.

Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione

Il notaio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Regolamento UE n. 2016/679.

Dati erronei o non aggiornati

Lei ha diritto di accedere in ogni momento ai dati personali che La riguardano. Allo stesso modo può richiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che la riguardano o di opporsi per motivi legittimi ad un loro specifico trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati ed alla revoca del consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca e fatto salvo quanto di seguito specificato per il diritto alla cancellazione, ha inoltre il diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo individuata dalla legge italiana.

Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all’oblio)

L'atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti:

* per l'adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento;

* nell'esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento;

* ai fini di archiviazione nel pubblico interesse;

* per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell'atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie. Il trasferimento di residenza, ad esempio, sarà comunicato all'Anagrafe ma non comporta modifica dell’atto notarile. Allo stesso modo, concluso il pagamento di un mutuo ipotecario non si distruggerà il relativo atto, né si eseguirà su di esso alcuna annotazione, ma dell'estinzione della garanzia che assiste il debito si potrà dare pubblicità presso i Registri Immobiliari seguendo le procedure previste dalla Legge.

Qualora gli atti notarili richiedano, invece, di essere corretti a causa dell’obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.

Il notaio è un pubblico ufficiale che ha il compito istituzionale di dar pubblica fede agli atti tra privati e alle informazioni in essi contenute. Assicura nel contempo il controllo di legalità degli atti e una qualificata assistenza giuridica. I dati personali da Lei/Voi forniti o acquisiti nell’ambito della nostra attività saranno oggetto di trattamento improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza e di tutela della Sua/Vostra riservatezza e dei Suoi/Vostri diritti, ai sensi delle vigenti normative.

[1] Il riferimento è alla norma attualmente in vigore in attesa dell’entrata in vigore del Decreto Legislativo di armonizzazione del D. Lgs. n. 196/2003 con il G.D.P.R.

[2] Si faccia particolare attenzione all’utilizzo di servizi in cloud che possano comportare l’eventuale trasferimento di dati all’estero.

Informativa Privacy Ex D.Lgs. n. 196/2003

Il trattamento di tali dati personali sarà principalmente finalizzato agli adempimenti previsti dalla legge nell’ambito della pubblica funzione notarile. Il trattamento potrà inoltre essere finalizzato all’espletamento di incarichi conferiti dagli interessati o per facilitare la comunicazione con questi, ove ritenuto utile o necessario.

Il trattamento può essere effettuato su supporti cartacei ed anche con l’ausilio di strumenti elettronici, con modalità idonee a garantire la sicurezza e riservatezza dei dati.

Il conferimento dei dati è facoltativo, tuttavia l’eventuale rifiuto a fornirci, in tutto o in parte, i Suoi/Vostri dati personali o l’autorizzazione al trattamento potrebbe comportare la mancata esecuzione della prestazione professionale.

Il notaio è tenuto a comunicare determinati dati personali ad alcuni soggetti pubblici; i dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è possibile sia stata tratta parte dei dati che riguardano Lei/Voi e le eventuali altre parti interessate. I dati potranno essere altresì comunicati, esclusivamente per le finalità sopra indicate, a determinati soggetti pubblici o privati, tra i quali istituti bancari, consulenti legali o fiscali e altri liberi professionisti. Potranno essere altresì occasionalmente affidati a fornitori di servizi postali, se ritenuto necessario nell’ambito delle finalità sopra menzionate. Come previsto dal decreto legislativo n°231 del 16 novembre 2007 i dati potranno essere comunicati anche all’ Unità d’Informazione Finanziaria (UIF) in adempienza alle norme antiriciclaggio. Altri soggetti potrebbero venire a conoscenza dei dati in qualità di responsabili o incaricati del trattamento. In nessun caso i dati personali trattati saranno oggetto di diffusione.

Anche dati personali classificati come sensibili ossia i dati idonei a rivelare l’origine razziale ed etnica, le convinzioni religiose, filosofiche o altro in genere, le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere religioso, filosofico, politico o sindacale, nonché i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, possono essere oggetto di trattamento. Ciò per adempiere ad un obbligo di legge oppure con il consenso scritto dell’interessato, previa autorizzazione del Garante per la protezione dei dati personali (articolo 26 del D.lgs n.196/2003), secondo le modalità e per le finalità sopra indicate.

Il titolare del trattamento dei dati personali è il Notaio Antonio Cimmino con sede in Corso Italia, 117 – 20033 Desio - Tel. 0362331144 fax 0362302098 - Email: . Si precisa che il titolare del trattamento è un singolo libero professionista. E’ possibile conoscere una versione aggiornata di questo documento e l’elenco aggiornato dei responsabili del trattamento, rivolgendosi direttamente al titolare indicato sopra.

Al titolare del trattamento o al responsabile Lei/Voi potrà rivolgersi per far valere i Suoi diritti, così come previsto dall’articolo 7 del D.lgs n.196/2003, che per Sua/Vostra comodità viene sotto riportato. Va comunque osservato che l’atto notarile, come ogni altro analogo documento con fede pubblica, è destinato ad essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario; ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, bensì sarà documentata con modalità sue proprie. Qualora atti notarili richiedano di essere corretti a causa di obiettiva erroneità di alcuni loro elementi, la rettifica potrà essere eseguita solo con un ulteriore atto notarile.

Art. 7 Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

1. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.

2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
a) dell’origine dei dati personali;
b) delle finalità e modalità del trattamento;
c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

3. L’interessato ha diritto di ottenere:
a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.

4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciali.